在Microsoft Excel中設定電子郵件提醒的3種方法
借助 Excel 的功能和一些外部集成，您可以根據 Excel 工作簿中的特定日期或事件自動發送電子郵件。這是一項多功能功能，可根據您的獨特需求進行自訂。
在本文中，我們將探討在 Microsoft Excel 中設定電子郵件提醒的 3 種方法，包括條件格式、函數、VBA 巨集以及與 Power Automate 和 Outlook 等其他應用程式的整合。
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如何在 Excel 中設定電子郵件提醒
要設定電子郵件提醒，我們需要探索 3 種方法。
- 使用 VBA 巨集
- 與 Power Automate 整合
- 與 Azure 整合
在深入研究上述方法之前，讓我們先了解一下 Excel 中所需的準備。
在 Excel 表格中計算提醒日期
要設定電子郵件提醒，您應該使用Excel 公式來建立通知或提醒系統。
實現此目的的直接方法是使用條件格式並結合各種函數，如 IF、TODAY 和 AND。
例如，若要根據特定日期產生通知，您可以組合使用 IF 和 TODAY 函數。公式如下圖所示：
=IF(date_cell < TODAY(), “通知”, “”)
在此公式中，您將以包含要與目前日期進行比較的日期的特定儲存格取代date_cell 。
當條件滿足時，公式會在選取的儲存格中顯示“通知”，並起到視覺提醒的作用。
結合 IF、TODAY 和 AND 函數，您可以根據多個條件建立提醒。
假設您希望在任務尚未完成且截止日期已過時出現提醒。您可以透過引入 AND 函數來實現此目的：
=IF(AND(date_cell < TODAY(), status_cell <> “已完成”), “提醒”, “”)
此處，date_cell表示截止日期所在儲存格，status_cell表示任務狀態所在儲存格。如果兩個條件都滿足（截止日期已過且任務狀態不是「已完成」），則儲存格中就會出現「提醒」訊息。
為了確保輸入的日期格式正確，請使用資料驗證功能。
要開啟「資料驗證」對話框，請前往「資料」選項卡，然後按一下「資料工具」群組中的「資料驗證」。
在日期列中設定截止日期後，您可以使用 Excel 的條件格式功能以直覺的方式突出顯示即將到期的任務。
基本上，條件格式可讓您自動將特定格式套用至符合特定條件的儲存格。它可以成為一種有用的視覺輔助工具，提示您發送電子郵件提醒。
例如，您可以設定規則，在截止日期為明天時將儲存格的背景顏色變更為紅色。這樣，需要立即關注的關鍵任務或截止日期就會脫穎而出，提醒您採取行動。
值得注意的是，他們不會發送實際的電子郵件通知。
現在，是時候探索如何自動發送提醒電子郵件了。
1. 使用 Visual Basic 應用程式 (VBA)
Visual Basic for Application (VBA) 是 Excel 中的一項強大功能，可讓您自動執行任務，例如傳送提醒至電子郵件地址。
在本節中，我們將引導您編寫和測試一個簡單的 VBA 巨集。
讓我們建立一個簡單的 VBA 巨集來傳送電子郵件提醒。
步驟 1
點選「開發人員」標籤。
第 2 步
點選程式碼群組中的Visual Basic 。
步驟3
在 Visual Basic for Applications 視窗中，按一下插入>模組。
步驟4
在模組視窗中，輸入或複製以下程式碼：
Sub SendEmailReminder()
Dim OutApp As Object
Dim OutMail As Object
Set OutApp = CreateObject(“Outlook.Application”)
Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
On Error Resume Next
With OutMail
.To = “recipient@example.com”
EDNA AI Advertisement
.CC = “”
.BCC = “”
.Subject = “Reminder Email”
.Body = “Dear Recipient, Don’t forget the deadline is approaching.”
.Send
End With
On Error GoTo 0
Set OutMail = Nothing
Set OutApp = Nothing
End Sub
將「 recipient@example.com 」替換為收件人的電子郵件地址。
步驟5
點選儲存按鈕。
第 6 步
按一下「儲存」按鈕後，您將看到以下訊息框。按一下“否”。
步驟7
將 Excel 檔案儲存為啟用巨集的工作簿。
步驟8
點選運行。
這將向指定收件者發送測試電子郵件提醒。
透過遵循這些步驟，您可以成功使用 VBA 向電子郵件地址發送提醒。
2. 整合式 Power Automate
Microsoft 365 提供了一個強大的自動化工具，稱為 Power Automate。
使用 Power Automate，您可以根據 Excel 文件中的日期自動發送電子郵件提醒。
在本節中，我們將討論 Excel 與 SharePoint 的整合、啟動和排程雲端流以及與 Office 365 Outlook 搭配使用。
將 Excel 與 SharePoint 整合
首先，將您的 Excel 檔案儲存在 SharePoint 或 OneDrive for Business 中，可透過您的 Microsoft 365 帳戶存取。
將文件儲存在雲端可以實現與 Power Automate 的無縫整合和自動化。
- 建立一個新的 Excel 檔案或選擇一個現有的檔案。
- 將檔案儲存在 SharePoint 或 OneDrive for Business 中。
- 與需要的各方、合作者或團隊成員共用文件。
啟動與排程 Cloud Flow
接下來，在Power Automate 中設定計畫雲流，以根據Excel 文件中的日期會自動發送電子郵件提醒。
步驟1轉Power Automate。
第 2 步使用您的 Microsoft 365 帳戶憑證登入。
步驟3點選「建立」。
步驟4選擇預定的雲端流。
步驟5命名您的流程，設定開始日期和時間，並配置重複間隔。
然後，按一下「建立」開始建置流程。
第 6 步點選加號可在重複後新增步驟。
使用「列出表中的行」等操作配置流程以讀取 Excel 文件中的日期。
提供存取 Excel 資料表的檔案路徑。
步驟7
按一下顯示進階選項，然後在篩選查詢欄位中輸入以下內容：
提醒日期 eq ‘
之後，點選「新增動態內容」。
接下來，前往「表達式」標籤並在公式欄中輸入以下公式：
formatDateTime(convertFromUTC(utcNow(), 'New Zealand Standard Time'), 'yyyy-MM-dd')程式碼解釋器！複製
您可以使用自己的時區ID。
步驟8
將日期時間格式變更為 ISO 8601。
如果符合條件，則設定流程以使用 Office 365 Outlook 連接器中的「傳送電子郵件（V2）」操作傳送提醒電子郵件。
使用此操作，您可以自訂電子郵件主題、正文、收件者等。
- 在您的流程中，從 Office 365 Outlook 連接器新增「傳送電子郵件（V2）」操作。
- 根據您的提醒電子郵件要求，設定操作中的「收件者」、「主題」和「正文」欄位。
- 測試流程以確保它根據 Excel 文件中的日期準確地發送電子郵件提醒。
透過使用 Microsoft 365、Power Automate 和 Office 365 Outlook，您可以透過 Excel 有效地自動執行電子郵件提醒，確保不會錯過任務和截止日期。
3. Azure 整合
如果您希望將Excel 自動化提升到一個新的水平，那麼與Azure 整合可以提供強大且可擴展的解決方案來發送電子郵件提醒。
Azure 提供一系列可與 Excel 協同工作的服務，例如 Azure Functions 和 Logic Apps，以滿足您的特定需求建立自訂解決方案。
要開始使用 Azure 集成，您可以設定 Azure 帳戶並探索可用於自動化的各種服務。
例如，您可以使用 Azure Functions 處理 Excel電子表格中的數據，並根據特定條件或觸發器發送自訂電子郵件提醒。
使用 Azure Logic Apps，您可以建立自動化工作流程，包括傳送電子郵件提醒以及其他操作（如更新資料庫、向協作工具發布訊息等）。
這是一種更高級的方法，但如果您想要額外的功能，那麼值得探索。
最後的想法
現在，您已經了解如何使用 VBA 巨集從 Excel 發送電子郵件提醒、與 Power Automate 整合以及與 Azure 整合。
