如何使用密码在Gmail中发送自动过期的电子邮件
与组织和客户合作时，信息分类是主要的安全问题之一。 您需要按照指南对电子邮件进行分类并以正常、私人或机密模式发送。 我们中的许多人都知道如何在 Outlook 客户端中发送机密电子邮件。 但是，您知道您可以在 Gmail 中轻松发送机密电子邮件吗？ Gmail 的美妙之处在于，它会在设定的到期日期后自动使机密电子邮件到期。 如果您很兴奋，请进一步阅读如何在 Gmail 中发送自动过期的机密电子邮件。
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Gmail 中的机密电子邮件
在 Outlook 和许多其他电子邮件客户端中，您可以将电子邮件标记为机密以防止某些用户操作。 但是，您不能设置到期日期来删除机密电子邮件的内容。 相反，您必须设置到期日期才能在 Gmail 中发送机密邮件。 另外，收件人在收到机密邮件时不能进行以下操作：
- 无法复制或打印电子邮件。
- 无法转发或下载电子邮件。
- 只能在设置的有效期之前阅读内容。
- 电子邮件将显示一条带有到期日期的消息，表明这是一封自行到期的机密电子邮件。
在 Gmail 中发送机密电子邮件
有了上面的细节，你一定知道Gmail中的机密模式与其他电子邮件客户端相比是不同的。 按照以下说明发送自动过期的机密电子邮件。
- 登录到您的 Gmail 并撰写电子邮件。
- 单击“机密模式”图标。 这在桌面界面的底部图标列表中可用。
- 在移动设备上，点击三个点图标并选择“机密模式”选项。
- 在下一个屏幕上，设置电子邮件的到期日期。
- 您可以从 1 天、1 周、1 个月、1 年、3 个月或 5 年的可用选项之一中设置到期日期。
- “需要密码”选项有两个选项——无短信密码和短信密码。
- 当您选择“无 SMS 密码”选项时，收件人无需密码即可打开机密电子邮件。 但是，如果收件人不使用 Gmail，那么他或她应该使用 Google 帐户登录以查看您发送的电子邮件的内容。
- 选择“短信密码”选项时，您需要输入收件人的电话号码。 他或她可以在打开机密电子邮件时请求密码，并在您提供的号码中收到密码。 Gmail 支持北美、南美、欧洲和澳大利亚国家/地区的短信密码。 但是，亚洲仅支持印度、韩国和日本。
- 设置过期日期和密码选项后，您可以开始输入内容并发送电子邮件。 您将在邮件正文中看到带有内容到期日期的通知。 在发送电子邮件之前，单击“编辑”链接更改您的设置。
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撤销收件人访问权限
在 Gmail 中发送机密电子邮件后，您可以随时撤销阅读电子邮件的访问权限。
- 只需转到您的“已发送”文件夹，然后单击您已发送的机密电子邮件。
- 它将向您显示内容到期日期以及“删除访问权限”的链接。
- 点击链接撤销访问。
- 您将在底部看到一条消息，上面写着“操作已完成”。 现在，“删除访问权限”链接将更改为“更新访问权限”，并显示“内容已过期”的通知。
- 单击“更新访问权限”链接以重置到期日期。
阅读机密电子邮件
如果您没有设置密码要求，收件人可以使用移动应用程序或桌面界面简单地阅读电子邮件。 该消息将显示带有到期日期的类似内容到期通知。
如前所述，收件人不能转发、打印、下载或复制电子邮件内容。
电子邮件已过期
如果您看不到机密电子邮件的内容，则有三种可能：
- 发件人撤销了您阅读内容的权限。
- 在到期日期之前删除了已发送的电子邮件。
- 设置电子邮件的过期日期已经过期。
在所有这些情况下，您都会在消息中看到“电子邮件已过期”通知。 它将有一条说明，“发件人已对您查看此电子邮件的时间设置了限制”。
何时使用机密模式，何时不使用？
Gmail 中的机密电子邮件是发送受限内容的绝佳选择。 您可以将此功能用于以下场景：
- 您可以发送仅在几天或几周内有效的产品发布或客户项目详细信息。 在设置的过期时间之后，您可以更新日期或让电子邮件内容自动过期。
- 使用密码保护电子邮件，以避免数据泄漏或无关人员的意外阅读。
- 您不希望收件人转发电子邮件或通过复制以任何形式复制。
- 使用 Gmail 时，请按照组织要求以机密方式发送电子邮件。
但是，很明显收件人可以截取屏幕截图并从中获取文本。 您可以轻松地从 iPhone 等智能手机的屏幕截图图像中点击和复制文本。 因此，请勿在机密模式下发送机密消息。 此外，电子邮件中不会提及机密分类。 因此，您不应在需要在电子邮件中提及明确数据分类的法律项目中将此功能用于 Outlook 机密分类替换。
