Microsoft Excel中计算出现次数的10种方法

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假设您的工作表中有一个表格数据集，您必须在其中执行数据分析任务，如频率分析、错误检测、重复分析等。在所有这些情况下，您都必须使用在 Excel 中计算特定数字或测试字符串出现次数的技能。

计数次数可能涉及多列中的参考值，或者只是查找一列中的重复值。下面介绍完成这些任务的所有常用方法。

Excel 使用过滤器计算出现次数

在 Excel 中计算某个值出现次数的最佳和最快捷的方法是使用筛选工具。如果您要在高度组织的数据集中查找重复项、三重项等，此工具效果最佳。目标数据还应包含列标题。

过滤工具还允许您根据所包含数据集的其他列的值来计算出现次数。

要使用此技术，请转到您的数据集，选择数据集中的任意列标题，然后按Ctrl+ Shift+L激活过滤器工具。

假设我想在City列中查找州名NYC的出现情况。因此，我将单击City列的Filter图标，并取消选中除NYC之外的所有城市名称。单击OK应用过滤器。

我现在已将数据集缩小到仅在“城市”列中包含文本“NYC”的行。

我现在可以选择整个“城市”列，并通过参考Excel 状态栏中的计数值找出“城市”列中文本“NYC”的总出现次数。

因此，文本字符串 NYC 在选定的数据集中出现了 4 次。

现在，假设我想查明有多少个纽约订单包含30 件订购的商品。

为了计算这种情况的发生次数，我还需要在上述数据集的数量列中，在城市列中的NYC过滤器旁边应用值 30 的过滤器。

上述数据分析表明，来自NYC的订单，商品数量为30件，在数据集中出现了三次。

使用条件格式计算发生次数

如果您的输入数据集很小并且您可以直观地计算出现次数，则可以借助条件格式来突出显示感兴趣的单元格。

选择输入数据集并单击条件格式按钮。

在打开的上下文菜单中，单击“突出显示单元格规则”选项，然后从溢出菜单中选择更多规则。

将打开“新建格式规则”对话框。在这里，选择仅格式化包含以下内容的单元格选项，并配置以下选项：

第一个下拉菜单应该是单元格值
第二个下拉菜单应等于
在第三个字段中，输入要格式化的文本字符串或值（如果找到），例如AT本例

现在，单击“格式”按钮，然后在“设置单元格格式”对话框的“填充”选项卡中选择单元格背景颜色。

单击“确定”两次将条件格式规则应用于工作表上选定的单元格范围。

Excel 将立即突出显示单元格范围内的目标值或文本字符串。

现在，您可以通过引用背景单元格颜色直观地计算数据集中所选值或文本字符串的出现次数。例如，查找值在上述数据库中AT出现了10 次。

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或者，您可以使用过滤工具并应用按颜色过滤选项从数据集的每一列中过滤掉不必要的单元格。

应用过滤器后，记下每列中目标值或文本的出现次数，并计算总出现次数。

Excel 使用查找和替换计算出现次数

查找和替换是另一个直观的工具，用于计算目标数据集中某个值或文本字符串出现的次数。

转到包含要搜索特定值或文本字符串的数据集的工作表。

按Ctrl+F调出“查找和替换”对话框。

在“查找内容”字段中，输入您要查找的内容。它位于AT此示例数据集中。

现在，单击“查找全部”按钮。Excel 将在“查找和替换”工具下方创建该关键字的所有出现位置的列表。

在“查找和替换”工具的底部状态栏中，您将看到“找到 X 个单元格”文本。在本教程中，找到10 个单元格。因此，该代码在所选数据集中AT出现了10 次。

Excel 使用 COUNTIF 计算出现次数

如果您熟悉使用 Excel 函数，则可以从 COUNTIF 开始查找某个值或文本在所选数据集中出现的次数。

转到工作表并选择一个空单元格。在单元格内输入以下公式并点击Enter：

=COUNTIF(C2:C9,"NYC")

在上面的公式中，您必须根据您自己的工作表更改单元格范围引用C2:C9和文本条件。NYC

Excel 将扫描所引用的单元格区域并统计所有包含文本字符串的单元格NYC。

在当前示例中，NYC的出现值为4。

Excel 使用 COUNTIFS 计算出现次数

如果您想根据不同列中的多个条件计算特定值或文本字符串出现的次数，则需要使用COUNTIFS公式。

假设，在上面的数据集中，您想要找出从纽约下达的包含至少30 台Macbook 的订单。

突出显示您想要计算出现次数的单元格并输入以下公式：

=COUNTIFS(C2:C9,"NYC",B2:B9,30)

当您在自己的工作表中使用公式时，请按如下方式自定义公式：

第一个单元格范围应该是查找值可用的范围。
如果查找值是数字或单元格引用，请按原样输入。对于文本字符串，请将查找项放在双引号内。
第二个单元格范围是可以找到第二个条件的数据范围。
30是第二个标准。你也必须改变它。

点击Enter计算 NYC 的出现次数，其中订单数量至少为 30。

出现值3根据COUNTIFS函数。

在计算特定值或文本字符串的出现次数时，您可以在 COUNTIFS 函数中添加多达 127 个条件。

使用 FREQUENCY 计算发生次数

当您想要分析数据集内值的分布时，使用 Excel 中的FREQUENCY函数计算出现次数会很有用。

例如，您想找出有多少测试分数落在区间大小内，如0到20、21到30、31到40等等。在这样的数据集中，您可以使用FREQUENCY公式。

数据集的组织应如下所述：

包含测试分数或任何其他源数据集的列。
另一列包含箱范围，如、、0等。2030
最后，创建另一个名为Occurrences的列。

选择“Occurrences”列下方的第一个单元格并输入以下公式：

=FREQUENCY(A2:A20,B2:B11)

Enter如果您使用的是 Microsoft 365 桌面应用程序的 Excel，请按或在所有其他 Excel 应用程序版本中按Ctrl+ Shift+ 。Enter

Excel 将使用每个箱范围的值来填充“出现次数”列。

使用 COUNTIF 和 UNIQUE 计算发生次数

如果您想知道输入数据集中所有值和文本出现的次数，可以使用UNIQUE和COUNTIF函数。

例如，您想找出上述数据集中的所有唯一城市及其订单号。

首先，您必须创建数据集中出现的唯一值或文本字符串的列表。

为此，突出显示一个单元格并在其中输入以下公式：

=UNIQUE(C2:C9)

这是一个数组公式，因此您必须按Ctrl+ Shift+Enter才能在过时的 Excel 应用程序中进行计算。如果您使用的是 Microsoft 365 桌面应用程序的 Excel，则只能按Enter。

这将创建引用单元格范围内所有唯一值的列表。请确保根据自己的数据集修改公式。

现在，在刚刚创建的唯一列表中第一个项目右侧的空单元格中输入以下公式：

=COUNTIF(C2:C9,D2)

按下计算NYCEnter的发生值。

现在，将填充柄向下拖动到列中，直到列表的最后一项，以将公式复制到所有单元格中。

Excel 将计算列表中所有项目的出现次数。

Excel 使用 SUM 和 IF 计算发生次数

此涉及SUM和IF 的组合公式使用辅助列来计算 Excel 中的出现次数。

首先，在您想要计算特定值或文本字符串的目标列的右侧创建一个辅助列。

在辅助列下方的第一个单元格中，输入以下公式并点击Enter。

=IF(C2="NYC",1,0)

在工作表中使用公式时，请务必修改公式。使用填充柄计算辅助列中所有单元格的出现次数，直到左侧列中存在参考数据。

Excel 将计算单元格并输入参考列中存在NYC1的每个单元格。

现在，转到Helper列的底部并选择一个空单元格。在那里，复制并粘贴以下公式：

=SUM(D2:D9)

点击计算辅助列中文本NYCEnter的总和。

Excel 使用数据透视表计算出现次数

您还可以使用数据透视表来计算 Excel 中的出现次数。

突出显示输入数据集并单击“插入”选项卡的“表格”块内的“数据透视表”按钮。单击“表格或范围”对话框中的“数据透视表”上的“确定”以启动数据透视表控制台。

将查找值或文本所在的列标题拖到数据透视表字段导航面板的行和值单元格中。

您将在工作表上看到一个表格，其中显示目标列内值的数量。

在此表中，您将找到目标值或单元格的出现次数。在本练习中，它是NYC ，在数据集中出现了4 次。

Excel 使用 VBA 计算出现次数

您可以使用以下Excel VBA脚本自动计算特定值文本在数据集中出现的次数：

Sub CountOccurrences()

    ' Prompt the user to select the range of cells
    Dim rng As Range
    Set rng = Application.InputBox("Select a range", "Obtain Range Object", Type:=8)
    
    ' Prompt the user to enter the value or text string
    Dim val As String
    val = Application.InputBox("Enter the value or text string", "Obtain Value/String")
    
    ' Calculate occurrences
    Dim cell As Range
    Dim count As Integer
    count = 0
    For Each cell In rng
        If cell.Value = val Then
            count = count + 1
        End If
    Next cell
    
    ' Display the result
    MsgBox "The value/string '" & val & "' occurs " & count & " times in the selected range.", vbInformation

End Sub

要使用此脚本创建VBA 宏，请阅读此 Excel 教程：

一旦执行宏，您将看到一个输入框来输入目标数据集。

然后，将出现另一个提示，您必须在其中输入必须计算出现次数的值或文本字符串。

最后，Excel 将显示一个消息框，显示目标文本或值在输入数据集中出现的次数。

结论

到目前为止，您已经发现了 10 种不同的方法来计算 Excel 中出现的次数。

如果您需要计算小型数据集中的出现次数，则可以尝试涉及 Excel 用户界面命令的方法，如过滤器、条件格式、数据透视表以及查找和替换。

如果您想探索各种函数来实现此目的，您可以使用各种函数，如COUNTIF，COUNTIFS，FREQUENCY等等。

最后，如果您想以编程方式计算发生次数，请使用 Excel VBA 方法。脚本将使用输入框引导您完成该过程，这样您就不会觉得使用 VBA 宏很困难。