如何将电子邮件中Excel表格作为PDF文件发送

Microsoft Excel 是作为 Microsoft 365应用程序的一部分提供的最佳电子表格处理应用程序。默认情况下，Excel 会将文件保存为 .XLSX 格式，这在使用其他平台（如 macOS）打开文件时可能不兼容。例如，Mac 中的 Numbers 应用程序会显示缺失的字体并扭曲在 Windows 平台中创建的工作表内容。为避免所有格式设置和未经授权的编辑问题，最好的选择是在与他人共享之前将 Excel 转换为 PDF 格式。

在电子邮件中将 Excel 作为 PDF 发送

有多种方法可以转换您的文件，具体取决于您是要保存 PDF 文件还是直接发送电子邮件而不将 PDF 保存在您的系统上。通常，用户将文件导出或保存为 .pdf 扩展名，然后打开电子邮件应用程序附加文件。但是，您不需要经历这个漫长的过程。您可以通过以下方式简单地将 Excel 文件作为 PDF 一键发送。你需要两件事：

Microsoft Excel 应用程序（这里我用 Microsoft 365 来解释）
在您的计算机中将电子邮件客户端设置为默认应用程序以打开/发送电子邮件。在这里，我使用 Outlook 应用程序，它也是 Microsoft 365 的一部分。

在 Windows 中以 PDF 格式通过电子邮件发送 Excel 工作表

Excel 在功能区顶部/底部的左角有一个快速访问工具栏。默认情况下，您会发现一些工具，如保存、撤消、重做等。您需要做的就是在快速访问工具栏中将电子邮件添加为 PDF 工具，并在需要时使用它。

如果您没有看到快速访问工具栏，请右键单击功能区区域并选择“显示快速访问工具栏”选项。

您将看到工具栏添加到功能区的顶部或底部位置。就我而言，它在功能区下方显示为一个我不喜欢的小图标。

单击该图标并选择“在功能区上方显示”选项。

笔记： 某些 Excel 版本可能会在快速访问工具栏的右端显示三个水平点图标（即“自定义快速访问工具栏”）。您可以单击该图标并选择“自定义快速访问工具栏”选项。

之后，再次单击该图标并选择“更多命令…”菜单。

这将打开“Excel 选项”对话框，并在“从以下位置选择命令”下拉列表中选择“文件选项卡”。您会看到许多命令按字母顺序列出。找到“E-mail as PDF Attachment”命令并单击“Add >>”按钮移动到右栏。单击“确定”按钮保存更改并关闭对话框。

现在，您将看到“作为 PDF 附件发送电子邮件”命令已添加到您的快速访问工具栏中，然后单击该图标。

这将首先将您的 Excel 工作表转换为 PDF 格式。您将看到 Excel 打开您的默认电子邮件客户端（在我的例子中是 Outlook）并附加转换后的 PDF 文件。
填写收件人地址和电子邮件内容，并立即将文件作为 PDF 附件发送。

在 Mac 中将 Excel 作为 PDF 发送

虽然 Excel for Mac 版本具有快速访问工具栏，但没有可用于发送带有 PDF 附件的电子邮件的命令。您可以使用替代方法：

打开 Excel 工作表并转到“文件 > 共享”菜单。
从列表中选择“发送 PDF”选项。
这将打开您的默认电子邮件应用程序并将 Excel 工作表作为 PDF 文件附加。
您可以填写收件人和其他电子邮件内容以快速发送文档。

其他 Excel 到 PDF 转换选项

上述方法可能不适合您的原因有很多：

以上方法不会将PDF文件保存在您的计算机中，但您希望拥有PDF文档。
您的设备上没有安装任何电子邮件应用程序，但想使用 Gmail 等在线服务。
您根本没有 Excel 应用程序或没有使用移动设备，但想将 Excel 转换为 PDF。

在所有这些情况下，您应该首先将 Excel 转换为 PDF 并使用以下方法之一保存到您的设备。

方法 1 – 以 PDF 格式保存或另存为

打开 Excel 工作表并单击“文件”菜单。
选择“保存副本”选项并选择文件扩展名为 PDF。
输入文件名，选择位置并单击“保存”按钮以从 Excel 工作表中获取转换后的 PDF 文档。

方法 2 – 以不同的文件类型导出 Excel

打开 Excel，然后单击“文件”菜单。
选择“选项”菜单，进入“Excel选项”对话框。
单击“快速访问工具栏”选项，然后从“从以下位置选择命令”下拉列表中选择“文件选项卡”。
在左栏中向下滚动以找到“另存为其他格式”命令，然后单击“添加”按钮将项目添加到右栏中。

单击“确定”按钮关闭“Excel选项”对话框，您会发现快速访问工具栏中添加了“另存为”图标。图标分为两部分——一个是带铅笔的软盘，另一个是小的向下箭头。您可以按 F12 或单击带有铅笔图标的软盘以打开“另存为”对话框。单击“保存类型”下拉菜单并选择“PDF”选项，将您的 Excel 文件保存为 PDF 文档。

或者，您可以单击“另存为”图标中的向下小箭头，然后选择“PDF 或 XPS”选项。

这也将打开相同的“另存为”对话框，其中预选了 PDF 选项。您只需键入名称、更改位置并将 Excel 文件另存为 PDF。

方法 3 – 使用在线服务进行转换

网上有数百个免费的 Excel 到 PDF 转换器网站。您可以使用其中之一，尤其是当您的移动设备上没有 Excel 时。但是，我不推荐在线转换器，因为文件会保存在第三方服务器上，并在删除前保留一段时间。您无法保证谁可以访问这些存储的文件。因此，您不能将第三方服务用于您的组织推销或提案电子表格数据。您仍然可以尝试使用它们来转换没有机密数据的个人文件。

最后的话

在电子邮件中以 PDF 格式发送 Excel 工作表的最佳和简单解决方案是在快速访问工具栏中添加命令，并在需要时单击即可使用。如果要转换 Excel 并将其保存为 PDF 以备后用，则可以保存一份 PDF 格式的副本。