如何在Microsoft Excel中创建数据验证

Microsoft Excel 是组织中使用最广泛的工具之一。 无论您是工程师还是数据科学家，最后都需要在 Excel 表格上显示数字来展示您的工作。 在 Excel 中的许多其他功能中，数据验证是团队或小组环境中常用的功能之一。 例如，您可以将 Excel 发送给您的所有同事以填写受限值。 这将帮助您避免输入自由文本并使数据在指定范围内。 在本文中，让我们探讨如何使用各种选项在 Microsoft Excel 中创建数据验证。

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1. 定义验证规则

Excel 允许为单个单元格或单元格区域设置验证规则。 您可以利用它来监控特定单元格中特定值的接受情况。

让我们以验证学生成绩单为例。

• “主题 1”列下方的单元格应该是一个数字。
• 允许的值介于 0 到 100 之间。
• 它不能是文本，小于零或大于 100。
• Excel 应自动拒绝所有其他条目。

您可以按照以下步骤在 Excel 中定义数据验证规则。

• 为了设置这些验证，首先选择要限制值的单元格范围。 在我们的示例中，我们选择单元格 D4 到 D7。
• 转到“数据”选项卡，然后选择“数据工具”组下的“数据验证”选项。

• 这将打开“数据验证”对话框。 您可以在对话框的“设置”选项卡下为所选单元格设置允许的条目。
• 单击“允许：”下的下拉菜单，然后选择您的首选值。 在我们的示例中，我们将选择整数作为标记。

• 在“数据”列表框中，您可以定义有效性条件。 这限制了输入的可能性，我们选择“介于”选项，因为我们只需要允许从 0 到 100 的值。请记住，选项将根据您的选择而改变。 例如，如果您选择“大于”，您只会看到一个文本框来输入“最小值”值。
• 对于“介于”条件，您可以在“最小”和“最大”框中确定可能的跨度。 我们将输入最小值为 0，最大值为 100。

单击“确定”按钮，现在您已成功为所选单元格设置数据验证。

2. 验证规则错误提示

使用验证规则，您可以限制单元格中允许的值。 当您尝试在 D4 单元格中输入值 110 时，Excel 将向您显示错误消息并限制您。

但是，错误消息并未向您显示允许的范围是 0 到 100。为了使错误消息更有意义，您可以创建自定义错误警报消息，在错误发生时为您提供清晰的指示。

• 如上所述，选择单元格或单元格范围，然后转到“数据>数据验证”。 我们建议您一起执行此步骤，以便您可以一步设置验证和错误消息。
• 当您在“数据验证”对话框中时，转到“错误警报”选项卡。
• 在“标题”框中，输入错误的标题。
• 在“错误消息”窗格下输入规则的详细信息。

重要的部分是设置错误消息样式。 单击“样式”下拉菜单，您可以看到三个选项——停止、警告和信息。 根据您的需要，您可以完全限制单元格值或允许用户使用警告或信息消息。 例如，在我们的案例中，当用户输入 110 时，您将收到以下针对不同警报样式的错误。

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2.1。 停止错误警报：

这也是您未设置任何自定义错误警报消息时出现的默认警报。 Excel 将不允许您输入无效条目，您应键入允许的值。

2.2. 信息错误警报：

这是一个简单的信息警报，当您单击“确定”按钮时，Excel 将允许您继续使用无效值。

2.3. 警告错误警报：

这是一个警告，Excel 将为您提供继续或取消的选项。

3.验证规则输入消息

就像错误警报一样，您也可以在单击单元格时创建显示消息。 这将有助于在出现错误之前一步输入正确的数据。

• 如上所述，选择单元格或单元格范围，然后转到“数据>数据验证”。
• 当您在“数据验证”对话框中时，转到“输入消息”选项卡。
• 在“标题”输入框中，输入错误的消息标题。
• 在“输入消息”窗格下输入规则的详细信息。

单击已验证的单元格以查看输入消息，如下所示。

当您有一个大型 Excel 并在不同的单元格中进行不同类型的数据验证时，这将很有用。

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4. 现有数据的验证规则

创建验证规则时，您的 Excel 表不太可能仍为空。 因此，在对现有数据使用验证规则时，您必须注意一些设置。

4.1。 扩展数据验证

当您选择验证规则之外的单元格并单击“数据验证”选项时，Excel 将提示您一条消息。

您可以单击“是”将验证扩展到选定的单元格。 但是，问题在于 Excel 不会使用您的验证规则验证任何现有数据。 您只能对遵循先前设置的规则的条目使用验证规则。 Excel 将忽略现有数据而不进行任何验证。 Excel 中唯一可用的选项是标记无效数据，以便您可以手动更正它们。

4.2. 标记现有的无效值

为了找到无效的现有数据单元格，请转到“数据”菜单并单击“数据工具”组下的“数据验证”下拉按钮。 现在，选择条目“Circle Invalid Data”以用红色圆圈突出显示无效单元格，如下所示：

4.3. 删除无效数据的标签

使用验证圈，您可以清晰地概述表格中的无效数据。 如果您已更正这些值或不再需要这些圆圈，则可以轻松删除它们。

您可以再次使用“数据验证”下拉菜单下的“清除验证圈”条目来删除红色圆圈标签。

5. 验证规则列表

作为验证规则的替代方法，您可以使用包含所有有效值的列表。 因此，每个用户都可以简单地在可用值之间进行选择并插入正确的数据。 换句话说，您可以限制用户在指定的值内进行选择。 在我们的示例案例中，您只能允许 50、60、70、80 和 90 之类的标记，并限制任何其他用户输入。

当您在“数据验证”弹出窗口中时，转到“设置”选项卡：

• 从“允许”下拉框中选择“列表”条目。
• 选择“单元内下拉菜单”选项以显示下拉菜单中的值。
• 根据您的需要选中或取消选中“忽略空白”选项。
• 在“源”文本框中输入允许的值，用逗号分隔。 如果表格或其他工作表中已经存在所需的值，则在单击“来源”框后，选择相应的区域以采用这些值。 确保值的来源在同一个 Excel 书中可用，以便在您与他人共享 Excel 时它可以工作。
• 单击“确定”按钮保存更改。

以这种方式格式化的单元格在激活时会收到一个列表箭头。 您现在可以手动输入一个可能的值，也可以通过箭头按钮打开列表，然后选择所需的条目。

您还可以如上所述设置输入消息和错误警报。

使用“全部清除”按钮，一键删除所有数据验证、输入消息和错误警报。