如何在Microsoft Excel中使用条件格式

假设您看到同事或朋友的电子表格可以根据预设规则或自定义公式动态突出显示单元格。您非常喜欢这些格式样式和功能，因此想在自己的 Excel 工作簿上实现相同的功能，但您不知道从哪里开始。

阅读此终极 Excel 教程，了解如何在 Excel 中使用条件格式。这是一项必备的 Excel 技能，可让您创建具有视觉吸引力和洞察力的 Excel 工作簿，吸引招聘人员、雇主、主管、客户和更广泛受众的注意。

Excel 中的条件格式是什么？

Excel 中的条件格式功能可让您根据设置的特定条件或规则更改单元格的外观。它可以帮助您突出显示或强调符合特定条件的数据，从而更轻松地发现电子表格中的趋势、异常值或重要信息。

如何在Microsoft Excel中使用条件格式 — 使用条件格式突出显示商店

例如，您要将所有零售店的销售点数据导入到主销售工作表中。这样的数据集通常很大。在这里，您希望 Excel 动态突出显示 500.00 美元以上的销售值。

您可以应用条件格式规则，而不必使用复杂的公式或查找和替换。一旦为单元格范围设置了条件格式，它就会成为永久样式。即使您删除了基础数据，规则也会保留。

Excel 条件格式的好处

以下是可以使用 Excel 中的条件格式对单元格或单元格区域施加的格式样式列表：

根据单元格的值应用颜色，创建渐变效果来直观地呈现数据趋势。
根据行中单元格的值突出显示整行。
使用箭头、圆圈或旗帜等图标来表示单元格内的不同条件或排名。
突出显示某个范围内值的顶部或底部百分比或数量。
根据日期标准格式化单元格，例如突出显示某个日期之前或之后的日期。
使用 AND/OR 逻辑组合多个条件来创建复杂的格式规则以进行深入分析。
根据 IF、INDEX、SUM、MOD 等公式设置单元格格式。

Excel 条件格式的局限性

以下是 Excel 中条件格式的缺点：

条件格式不支持从外部工作簿引用的公式数据。
它的规则不能直接引用其他单元格的值，这在某些情况下可能是有需要的。
打印时，条件格式可能并不总是按预期显示，并且某些格式可能无法在纸上显示。

如何在 Excel 中访问条件格式

有多种方法可以在数据集中应用条件格式。以下是最常见的方法：

使用快速分析工具

这是将条件格式应用于数据集的最快捷、最简单的方法。但是，如果您使用快速分析工具，则只能从预设的单元格格式列表中进行选择。

转到工作表并突出显示要使用规则格式化的数据集。现在，单击选择右下角的快速分析工具图标以打开可用条件格式面板。

您可以应用的规则会根据您选择的数据集自动更改。例如，在上面的数据集中，我可以从以下条件格式选项中进行选择：

数据条
色标
图标集
比…更棒
包含以下内容的文本

我选择了颜色标度条件格式，并且 Excel 已自动将规则应用于包含数值的相应列。

使用 Excel 功能区菜单

要访问 Excel 条件格式工具的所有功能，您可以转到“主页”选项卡。在那里，找到样式命令块并单击条件格式下拉菜单。

在这里，您会发现以下功能：

可自定义的条件格式规则：
- 突出显示单元格规则
- 顶部/底部规则
预配置规则：
- 数据条
- 色标
- 图标集
条件格式选项：
- 新规则
- 明确的规则
- 管理规则

在 Excel 功能区菜单上访问条件格式工具的快捷键组合是Alt> H> L。

调出条件格式菜单后，您可以按键盘上的指定键来展开可供选择的选项。

例如，突出显示数据集后，按Alt> H> L>D将数据条规则应用于选择。

如何在 Excel 中使用条件格式

下面是使用 Excel 条件格式工具在上面显示的销售报告中执行以下操作的分步指南：

突出显示并格式化包含值低于总销售额 20% 的单元格。
突出显示并设置格式所有占总销售额 30% 以上的季度销售额值。

选择单元格范围B3:E6，然后转到主页>条件格式>突出显示单元格规则>更多规则。

这样做将打开“新格式规则”对话框。在那里，选择使用公式…选项，然后在格式化值…字段中输入以下公式：

=B4

现在单击“格式”按钮以应用所需的单元格格式。在此示例中，我使用红色字体、括号表示值，并使用黄色作为单元格填充颜色。

新格式规则对话框中的预览面板应显示您选择的格式的结果。如果您满意，请单击“确定”以应用该规则。

要将相同的格式应用于其余销售数据，请突出显示单元格范围B3:E6并双击“主页”选项卡中的“格式刷”按钮。

突出显示单元格范围B8:E11，Excel 将自动在那里应用格式。现在，选择单元格范围B13:E17以立即应用上述条件格式。

为了突出显示超过总销售额 30% 的值，我会重复上述相同的步骤，但要应用条件格式的公式除外，如下所示。此外，我使用自动字体颜色和绿色阴影作为填充颜色。

=B3>=$F3*0.3

最后，数据集如上所示。在这里，观众可以很容易地注意到低于总销售额 20% 的销售额（黄色填充单元格）和高于总销售额 30% 的销售额（绿色填充单元格）。

在 Excel 数据透视表中使用条件格式

如果您想增强大型数据透视表的可读性，您可以根据数据分析需求对其应用条件格式规则。但是，某些条件格式规则可能不可用。

如上例所示，只有“大于”、“小于”、“等于”和“介于”规则适用。其余条件格式由于不兼容而呈灰色。

对数据透视表应用条件格式的方法也与本文前面描述的相同。

使用预设规则的 Excel 条件格式

您还可以在趋势分析中使用条件格式功能。在这里，您可以利用绿色、红色和黄色箭头图标来显示利润、业绩、销售额等方面的上升、下降和持平趋势。

条件格式中的图标集

箭头图标属于Excel 条件格式图标集预设的方向组。此图标集中可用的其他图标包括形状、指标和评级。

3 箭头方向图标集

假设您有一个包含“利润”和“趋势”列的数据集。为了轻松识别利润和趋势的变动，请突出显示数据集，转到“主页” > “条件格式”，然后将鼠标光标悬停在“图标集”选项上。

Excel 将显示几个图标集选项。在那里，单击“ 3 Arrows”（3 箭头）选项。Excel 将根据数据集中突出显示的单元格的值自动填充趋势箭头。

Excel 条件格式：快速提示

以下是一些专家提示，可让您有效地使用 Excel 中的条件格式：

查找使用条件格式设置的单元格

如果您打开了同事、朋友或客户共享的新工作簿，则可以按照以下方法找到使用条件格式规则格式化的单元格。

打开目标工作表并按Ctrl+G调出转到对话框。

在那里，单击“特殊”按钮以访问“转到特殊”对话框。

在“选择”部分下，单击“条件格式”类别。单击“确定”。Excel 将立即突出显示所有使用条件格式规则格式化的单元格和单元格区域。

编辑 Excel 条件格式

您无需删除现有或不正确的格式规则，而是可以轻松编辑它以节省时间和精力。

要编辑已应用的规则，请单击主页>条件格式中的管理规则选项。

条件格式规则管理器将会弹出。在那里，单击当前选择下拉菜单并选择此工作表。

您应该看到工作表中应用的所有规则。

现在，双击规则以访问“编辑格式规则”对话框，您可以在其中编辑格式规则。不要忘记单击“应用”以使更改生效。

编辑规则评估顺序

如果您为同一个单元格或单元格区域创建了多个条件格式规则，Excel 将根据规则管理器对话框中的第一个规则来格式化单元格。

因此，您可以简单地向上或向下移动规则来创建规则的优先顺序。

清除条件格式规则

如果您在工作表中使用大量条件格式规则，Excel 的计算性能会显著降低。在这种情况下，您可能需要删除一些规则以加快 Excel 的速度。

要删除条件格式规则，请突出显示包含规则的单元格或单元格范围，然后单击“主页”选项卡上的“条件格式”按钮。

将打开一个上下文菜单。现在，将光标悬停在清除规则选项上，然后选择清除所选单元格中的规则。相反，如果您想摆脱工作表中的所有条件格式规则，请单击清除整个工作表中的规则选项。

如何使用 Excel VBA 创建条件格式规则

Excel VBA 是 Excel 中自动创建条件格式规则的首选工具。如果您可以编写适当的脚本，则无需手动设置格式规则。如果您不了解 Excel VBA 或刚刚学习 Excel VBA，也不必担心。

下面是一个简单的 Excel VBA 脚本，该脚本根据另一个单元格的值来格式化单元格区域。

例如，如果上述数据集中的销售值超过 700 美元，则需要用绿色突出显示它们，并将其余值格式化为黄色。

使用以下脚本为上述任务创建两个规则：

Sub FormatCellsBasedonAnotherCell()
    Dim selectedRange As Range
    Dim baseCell As Range
    Dim lessThanColor As Long
    Dim greaterThanColor As Long

    ' Show input box to select the cell range to be formatted
    On Error Resume Next
    Set selectedRange = Application.InputBox("Select the cell range to be formatted", Type:=8)
    On Error GoTo 0
    
    ' Exit if the user cancels the input box
    If selectedRange Is Nothing Then Exit Sub

    ' Show input box to select the base cell
    On Error Resume Next
    Set baseCell = Application.InputBox("Select the base cell for comparison", Type:=8)
    On Error GoTo 0

    ' Exit if the user cancels the input box
    If baseCell Is Nothing Then Exit Sub

    ' Set the fill colors
    lessThanColor = RGB(255, 255, 153) ' Light yellow
    greaterThanColor = RGB(144, 238, 144) ' Light green

    ' Clear existing conditional formatting
    selectedRange.FormatConditions.Delete

    ' Add conditional formatting rules
    With selectedRange.FormatConditions.Add(Type:=xlCellValue, Operator:=xlLess, Formula1:="=" & baseCell.Address)
        .Interior.Color = lessThanColor
    End With

    With selectedRange.FormatConditions.Add(Type:=xlCellValue, Operator:=xlGreater, Formula1:="=" & baseCell.Address)
        .Interior.Color = greaterThanColor
    End With
End Sub

不知道如何使用 Excel VBA 脚本创建 VBA 宏？别担心！阅读以下文章以了解如何创建 VBA 宏：

基于 Excel VBA 的条件格式规则也会显示在“管理规则”对话框中。因此，您可以手动编辑这些规则，或者根据需要将其删除。我之前已经在“快速提示”部分解释了这些过程。

结论

您可能认为 Excel 条件格式工具是一项复杂的功能，但实际上，如果您按照本文中提到的说明和提示，它相当容易。

使用快速分析工具或Excel 功能区菜单中的手动方法创建和应用规则时，您应该不会遇到任何问题。

如果您的工作表数据集与本文中提到的示例脚本相似，请尝试使用Excel VBA方法。如果您在 Excel VBA 中寻找不同的条件格式规则，如大于、小于、颜色比例、图标集等，您可以在下面发表评论。

如何在Microsoft Excel中使用条件格式