在Microsoft Excel中设置电子邮件提醒的3种方法
借助 Excel 的功能和一些外部集成，您可以根据 Excel 工作簿中的特定日期或事件自动发送电子邮件。这是一项多功能功能，可以根据您的独特需求进行自定义。
在本文中，我们将探讨在 Microsoft Excel 中设置电子邮件提醒的 3 种方法，包括条件格式、函数、VBA 宏以及与 Power Automate 和 Outlook 等其他应用程序的集成。
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如何在 Excel 中设置电子邮件提醒
要设置电子邮件提醒，我们需要探索 3 种方法。
- 使用 VBA 宏
- 与 Power Automate 集成
- 与 Azure 集成
在深入研究上述方法之前，让我们首先了解一下 Excel 中所需的准备工作。
在 Excel 表中计算提醒日期
要设置电子邮件提醒，您应该使用Excel 公式来创建通知或提醒系统。
实现此目的的直接方法是使用条件格式并结合各种函数，如 IF、TODAY 和 AND。
例如，要根据特定日期生成通知，您可以组合使用 IF 和 TODAY 函数。公式如下所示：
=IF(date_cell < TODAY(), “通知”, “”)
在此公式中，您将用包含要与当前日期进行比较的日期的特定单元格替换date_cell 。
当条件满足时，公式会在选中的单元格中显示“通知”，起到视觉提醒的作用。
结合 IF、TODAY 和 AND 函数，您可以根据多个条件创建提醒。
假设您希望在任务尚未完成且截止日期已过时出现提醒。您可以通过引入 AND 函数来实现此目的：
=IF(AND(date_cell < TODAY(), status_cell <> “已完成”), “提醒”, “”)
此处，date_cell表示截止日期所在单元格，status_cell表示任务状态所在单元格。如果两个条件都满足（截止日期已过且任务状态不是“已完成”），单元格中就会出现“提醒”信息。
为了确保输入的日期格式正确，请使用数据验证功能。
要打开“数据验证”对话框，请转到“数据”选项卡，然后单击“数据工具”组中的“数据验证”。
在日期列中设定截止日期后，您可以使用 Excel 的条件格式功能以直观的方式突出显示即将到期的任务。
基本上，条件格式允许您自动将特定格式应用于满足特定条件的单元格。它可以成为一种有用的视觉辅助工具，提示您发送电子邮件提醒。
例如，您可以设置规则，在截止日期为明天时将单元格的背景颜色更改为红色。这样，需要立即关注的关键任务或截止日期就会脱颖而出，提醒您采取行动。
值得注意的是，他们不会发送实际的电子邮件通知。
现在，是时候探索如何自动发送提醒电子邮件了。
1. 使用 Visual Basic 应用程序 (VBA)
Visual Basic for Application (VBA) 是 Excel 中的一项强大功能，可让您自动执行任务，例如向电子邮件地址发送提醒。
在本节中，我们将引导您编写和测试一个简单的 VBA 宏。
让我们创建一个简单的 VBA 宏来发送电子邮件提醒。
步骤 1
单击“开发人员”选项卡。
第 2 步
单击代码组中的Visual Basic 。
步骤3
在 Visual Basic for Applications 窗口中，单击插入>模块。
步骤4
在模块窗口中，输入或复制以下代码：
Sub SendEmailReminder()
Dim OutApp As Object
Dim OutMail As Object
Set OutApp = CreateObject(“Outlook.Application”)
Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
On Error Resume Next
With OutMail
.To = “recipient@example.com”
EDNA AI Advertisement
.CC = “”
.BCC = “”
.Subject = “Reminder Email”
.Body = “Dear Recipient, Don’t forget the deadline is approaching.”
.Send
End With
On Error GoTo 0
Set OutMail = Nothing
Set OutApp = Nothing
End Sub
将“ recipient@example.com ”替换为收件人的电子邮件地址。
步骤5
单击保存按钮。
第 6 步
单击“保存”按钮后，您将看到以下消息框。单击“否”。
步骤7
将 Excel 文件保存为启用宏的工作簿。
步骤8
点击运行。
这将向指定收件人发送测试电子邮件提醒。
通过遵循这些步骤，您可以成功使用 VBA 向电子邮件地址发送提醒。
2. 集成 Power Automate
Microsoft 365 提供了一个强大的自动化工具，称为 Power Automate。
使用 Power Automate，您可以根据 Excel 文件中的日期自动发送电子邮件提醒。
在本节中，我们将讨论 Excel 与 SharePoint 的集成、启动和安排云流以及与 Office 365 Outlook 配合使用。
将 Excel 与 SharePoint 集成
首先，将您的 Excel 文件存储在 SharePoint 或 OneDrive for Business 中，可通过您的 Microsoft 365 帐户访问。
将文件存储在云中可以实现与 Power Automate 的无缝集成和自动化。
- 创建一个新的 Excel 文件或选择一个现有的文件。
- 将文件保存在 SharePoint 或 OneDrive for Business 中。
- 与需要的各方、合作者或团队成员共享文件。
启动和安排 Cloud Flow
接下来，在 Power Automate 中设置计划云流，以根据Excel 文件中的日期自动发送电子邮件提醒。
步骤 1转至Power Automate。
第 2 步使用您的 Microsoft 365 帐户凭据登录。
步骤3单击“创建”。
步骤4选择预定的云流。
步骤5命名您的流程，设置开始日期和时间，并配置重复间隔。
然后，单击“创建”开始构建流程。
第 6 步单击加号可在重复后添加新步骤。
使用“列出表中的行”等操作配置流程以读取 Excel 文件中的日期。
提供访问 Excel 表的文件路径。
步骤7
单击显示高级选项，然后在过滤查询字段中输入以下内容：
提醒日期 eq ‘
之后，点击“添加动态内容”。
接下来，转到“表达式”选项卡并在公式栏中输入以下公式：
formatDateTime(convertFromUTC(utcNow(), 'New Zealand Standard Time'), 'yyyy-MM-dd')代码解释器！复制
您可以使用自己的时区ID。
步骤8
将日期时间格式更改为 ISO 8601。
如果满足条件，则配置流程以使用 Office 365 Outlook 连接器中的“发送电子邮件（V2）”操作发送提醒电子邮件。
使用此操作，您可以自定义电子邮件主题、正文、收件人等。
- 在您的流程中，从 Office 365 Outlook 连接器添加“发送电子邮件（V2）”操作。
- 根据您的提醒电子邮件要求，配置操作中的“收件人”、“主题”和“正文”字段。
- 测试流程以确保它根据 Excel 文件中的日期准确发送电子邮件提醒。
通过使用 Microsoft 365、Power Automate 和 Office 365 Outlook，您可以通过 Excel 有效地自动执行电子邮件提醒，确保不会错过任务和截止日期。
3. Azure 集成
如果您希望将 Excel 自动化提升到一个新的水平，那么与Azure集成可以提供强大且可扩展的解决方案来发送电子邮件提醒。
Azure 提供一系列可与 Excel 协同工作的服务，例如 Azure Functions 和 Logic Apps，以满足您的特定需求创建自定义解决方案。
要开始使用 Azure 集成，您可以设置一个 Azure 帐户并探索可用于自动化的各种服务。
例如，您可以使用 Azure Functions 处理 Excel电子表格中的数据，并根据特定条件或触发器发送自定义电子邮件提醒。
使用 Azure Logic Apps，您可以创建自动化工作流，包括发送电子邮件提醒以及其他操作（如更新数据库、向协作工具发布消息等）。
这是一种更高级的方法，但如果您想要额外的功能，那么值得探索。
最后的想法
现在，您已经了解了如何使用 VBA 宏从 Excel 发送电子邮件提醒、与 Power Automate 集成以及与 Azure 集成。
