压缩Excel文件的9种最佳方法

您是否需要压缩 Excel 文件以利用文件压缩来提高存储效率、促进更顺畅的传输并简化协作工作？您来对地方了！阅读本文直到最后，即可快速了解一些出色且轻松的压缩 Excel 文件的方法。

随着企业和个人处理的数据量不断增加，优化文件管理的重要性再怎么强调也不为过。压缩 Excel 文件可减小其大小，并提供一种有组织的存档和共享方法。

无论您是探索内置功能的 Windows 用户、利用 VBA 或 Python 的编码爱好者，还是依赖在线工具的人，我都能满足您的需求。

跟随我一起看看使用各种技术压缩 Excel 文件的各种方法。我还将提供分步说明，以便您可以轻松地在自己的计算机上进行操作。下面提到的不同方法可确保您能够选择最符合您需求的方法。

为什么要压缩 Excel 文件？

ZIP 压缩 Excel 文件的主要原因是压缩原始文件，以便您可以轻松地将其通过电子邮件发送给同事、老师或朋友。大多数电子邮件客户端（如 Gmail 和 Yahoo）的附件大小限制为 25 MB。

通过压缩超过 25 MB 大小限制的 Excel 文件，您可以将文件大小减小到 25 MB 以下。然后，您可以将 ZIP 文件附加到电子邮件中并方便地发送给收件人。

一些第三方文件压缩工具（例如 WinRAR）带有 ZIP 文件拆分功能。假设您的 Excel 文件大小为 1 GB。您无法通过简单地压缩文件将文件大小减小到 25 MB 以下。

您需要将 1 GB 的文件分割成小块，例如每个 24 MB。WinRAR 软件可以帮助您实现这一目标。现在，以下是压缩 Excel 文件的其他主要原因：

假设特定项目 ACME Automations 有 50 多个 Excel 文件。现在，您可以创建一个名为 ACME Automations 的文件夹，并将所有 Excel 文件放入此文件夹中。然后，压缩该文件夹。下次您需要共享此特定项目的 Excel 文件时，您无需筛选整个计算机。您只需共享此 ZIP 文件即可。这是一种很好的文件组织实践。
压缩文件还可以降低传输过程中文件损坏的风险。压缩过程会创建一个存档文件，与多个单独的文件相比，该文件更不容易损坏。
在创建备份之前压缩 Excel 文件可以简化备份过程。您可以创建一个包含所有必要文件的压缩档案，以便在需要时更轻松地管理和恢复数据。
使用密码压缩 Excel 文件可以增加一层额外的保护。它有助于防止未经授权访问 Excel 文件的内容，尤其是在共享敏感或机密信息时。

现在，您可以按照以下文件归档方法的步骤学习如何压缩一个或多个 Excel 文件：

使用 Windows 发送功能压缩文件

Windows 发送到命令是压缩 Windows PC 上任何文件（包括 Excel 文件）的最常用方法。

它在 Windows PC 上显示为右键单击上下文菜单。以下是使用此方法的步骤：

压缩Excel文件的9种最佳方法 — 在 Windows 文件资源管理器上下文菜单中发送到

打开文件资源管理器并导航到要压缩的 Excel 文件的位置。
单击Excel 文件以选择它。
右键单击选定的 Excel 文件。这将打开上下文菜单。
在上下文菜单中，将光标悬停在发送到选项上。这将打开一个子菜单。
在发送到子菜单中，选择“压缩（zipped）文件夹”选项。

这将在同一位置创建一个与 Excel 文件同名的新压缩文件夹。

现在您应该会在与原始 Excel 文件相同的位置看到一个新的 ZIP 文件。ZIP 文件的名称与 Excel 文件相同，但扩展名为“.zip”。

使用 Windows 文件重命名功能压缩文件

您只需将XLSX或XLS扩展名替换为ZIP扩展名，即可将 Excel 文件转换为压缩的ZIP文件。步骤如下：

选择目标Excel文件。
按下F2键盘上的按键。
现在，单击XLSX文件扩展名的右侧。
使用退格键删除文件扩展名。
确保不要删除句点。
现在，只需输入ZIP来代替XLSX文件扩展名。
单击文件夹中的任意空白处。
在弹出的窗口中单击“是” 。

文件图标应自动更改为存档图标或 ZIP 文件图标。

收件人必须按照上述相同的步骤将压缩的 Excel 文件转换为解压的 Excel 文件。他们只需将ZIP扩展名替换为XLSX扩展名即可。

除非您之前对 Windows 文件资源管理器进行了以下更改，否则您可能看不到文件扩展名重命名选项：

打开Windows 文件资源管理器。
单击功能区菜单上的“视图”选项卡。
单击选项下拉菜单。
选择文件夹和搜索选项按钮。

在文件夹选项对话框中，单击视图选项卡。
在高级设置部分下，取消选中“隐藏已知文件类型的扩展名”复选框。
单击“应用”，然后单击“确定”按钮以应用您刚刚所做的更改。

使用 Windows 文件资源管理器压缩

Windows 文件资源管理器的功能区菜单还附带一个存档工具，因此您可以一次压缩多个 Excel 文件。请按照以下步骤操作：

转到包含 Excel 文件的目录。
选择所有要压缩的 Excel 文件。
单击功能区菜单上的“共享”选项卡。

点击发送命令块内的Zip命令按钮。

Windows 将存档所选的 Excel 文件。您应该会看到一个新的压缩文件夹，其中包含与未压缩文件相同的目录中的 Excel 文件。

使用 Google Drive 压缩

此方法仅适用于两个或多个Excel文件压缩。操作方法如下：

前往Google Drive。
通过将目标 Excel 文件拖放到 Google Drive 来上传。
现在，选择所有上传的 Excel 文件并右键单击。
单击右键单击上下文菜单上的下载选项。

Google Drive 将开始压缩 Excel 文件。
完成后，下载将开始。

使用第三方文件压缩软件进行压缩

您会发现WinRAR或7-Zip是大多数商业组织和教育机构的专用文件压缩软件。

以下是使用WinRAR压缩Excel 文件的方法：

转到您的 Excel 文件并单击它。
右键单击以获取上下文菜单。
在那里，您应该会看到第三方归档工具，例如WinRAR。
对于 WinRAR，压缩文件的选项是添加到存档。单击它。

将打开“档案名称和参数”对话框。
如果需要，您可以在存档名称字段中输入新名称。
选择ZIP选项作为存档格式。
如果您需要将较大的 Excel 文件拆分为较小的压缩文件，请单击拆分为卷…下拉菜单并选择文件大小。
如果您希望使用密码保护档案，请单击设置密码…按钮。
输入您能记住的密码。
在输入密码对话框中单击“确定”。
现在，单击存档名称和参数对话框中的“确定”以开始存档过程。

该过程结束后，您将在与原始 Excel 文件相同的文件目录中看到压缩的 ZIP 文件。

使用在线文件压缩软件进行压缩

有多种在线文件压缩工具可免费将 Excel 文件转换为压缩档案。请参阅以下您应遵循的步骤：

转到Onlineconvertfree.com 的将 XLS 转换为 ZIP工具。
单击选择文件按钮。
导航到要压缩的 Excel 文件，选择它，然后单击“打开”。

现在，点击转换按钮。

单击下载按钮获取您的 ZIP 文件。

如果您在线上传的 Excel 文件不包含敏感数据，则此方法更适合您。如果 Excel 文件包含机密数据，请不要将其上传到网上进行文件转换。

使用 PowerShell 脚本进行 Zip

Microsoft PowerShell 是自 Windows XP 操作系统以来 Windows PC 的高级命令行界面。

它使您能够执行高级自动化、.NET Framework 集成和配置管理。您可以在 PowerShell 上执行 Compress-Archive 命令来压缩您的 Excel 文件。

以下是具体操作方法：

转到保存目标 Excel 文件的文件夹。
按下Shift键并右键单击目录中的任意空白处以打开上下文菜单。
在那里，单击此处的打开 PowerShell 窗口选项。

将以下 PowerShell 脚本复制并粘贴到命令行界面：

Compress-Archive "zipexcelfile.xlsx" "zipexcelfile.zip"

按Enter。
PowerShell 工具可能会闪烁蓝屏。

压缩文件夹现在将出现在您执行命令的目录中。

在上面的 PowerShell 脚本中，确保您适当地更改输入("zipexcelfile.xlsx")和输出("zipexcelfile.zip")文件名。

假设您的文件夹中有多个 Excel 文件需要归档。您可以改用以下 PowerShell 脚本：

>> # Specify the names of the XLSX files you want to zip                                                                >> $fileNames = @("file1.xlsx", "file2.xlsx", "file3.xlsx", "file4.xlsx")                                               >>                                                                                                                      >> # Specify the name for the zip file                                                                                  >> $zipFileName = "output.zip"
>>
>> # Combine the source path and file names to get the full file paths
>> $filesToZip = $fileNames | ForEach-Object { Join-Path $sourcePath $_ }
>>
>> # Use the Compress-Archive cmdlet to create a zip file
>> Compress-Archive -Path $filesToZip -DestinationPath (Join-Path $sourcePath $zipFileName)

使用 macOS 存档实用程序进行 Zip

就像Windows 中的“发送到”功能可以存档文件一样，macOS Archive Utility在 MacBook 或 iMac 中也可以执行相同的操作。以下是您应该知道的步骤：

导航到包含要压缩的目标 Excel 文件的文件夹。
选择 Excel 文件。
右键单击该文件。
将会出现一个上下文菜单。
在那里，单击压缩“File_Name.xlsx”命令。

macOS 将压缩选定的 Excel 文件并在原始文件下方创建一个 ZIP 存档。

使用 Excel VBA 编辑器压缩

您可以使用以下 Excel VBA 脚本将工作簿作为 ZIP 文件保存到预配置的目录中。

Sub CompressWorkbook()
    Dim sourceWorkbook As Workbook
    Dim destinationFilePath As String

    ' Set the source workbook
    Set sourceWorkbook = ThisWorkbook ' Assumes the code is in the workbook you want to compress

    ' Specify the destination file path (including the .zip extension)
    destinationFilePath = "D:\Excel\output.zip" ' Change this path as needed

    ' Save the workbook as a zip file
    sourceWorkbook.SaveAs destinationFilePath, FileFormat:=xlOpenXMLWorkbook

    ' Close the workbook (optional, depending on your needs)
    sourceWorkbook.Close SaveChanges:=False
End Sub

以下是创建 VBA 宏的步骤：

按Alt+F11启动Excel VBA 编辑器。
单击Excel VBA 工具栏上的插入按钮。
选择模块选项。
将上述 VBA 脚本复制并粘贴到空白模块内。
单击保存按钮。
按照屏幕上的说明将工作簿保存为启用宏的工作簿或XLSM文件。
关闭Excel VBA 编辑器。

要稍后运行宏，请按Alt+ F8。
选择CompressWorkbook宏。
点击运行将 Excel 工作簿作为 ZIP 文件保存在指定的目标位置。

结论

这些都是根据个人或专业需要压缩 Excel 文件的轻松方法。

如果您更喜欢使用 Windows 原生程序，则可以使用Windows 的“发送到”命令、“文件重命名”和“文件资源管理器”来压缩 Excel 文件。

假设您对第三方选项和在互联网上上传文件感到满意，则您可以使用WinRAR、Google Drive和Onlineconvertfree网络应用程序。

如果您以前有使用终端应用程序运行命令的经验，那么您也可以查看基于 PowerShell 的方法。

当您使用 MacBook 或 iMac 时，您可以使用macOS Archive 实用程序来压缩您的 Excel 文件。

最后，如果您是 Excel 专家用户并且不介意编写几行 Visual Basic for Applications (VBA) 代码，那么您必须尝试基于 VBA 的方法直接从工作表压缩 Excel 文件。

这篇文章对你有帮助吗？你知道我这里没有提到的另一种压缩 Excel 文件的方法吗？或者你只是想分享关于这个 Excel 教程的反馈？你可以在下方发表评论来分享你的想法。