如何在Word文档中设置密码保护和限制编辑

如果您有个人或机密文件，最好防止有人错误地打开和阅读文件内容。在 Windows 和 Mac 中有很多密码保护文件的方法。但是，Microsoft Word 文档最简单的方法是使用内置的密码保护功能。在本文中，我将解释如何使用 Microsoft 365 在 Windows、Mac 和在线编辑器中使用密码保护Word文档。

密码保护 Word 文档

您在 Word 中设置的密码用于文档级别，您可以决定密码是查看还是仅用于编辑内容。如果忘记密码，您将无法访问文档。在这里，我将以 Microsoft 365 Word 版本进行说明，该过程在早期版本上也是相同的。如果您对保护 Excel 电子表格感兴趣，请了解如何保护 Excel 中的工作表和单元格。

1.在Windows中为Word文档设置密码

Windows 版本的 Word 应用程序在“审阅”选项卡下有一个“保护”选项。许多用户误认为它是一种密码保护功能，因为它在 Mac 版本上是这样工作的。但是，您只能在“审阅 > 保护”部分下应用编辑限制。请按照以下说明使用密码正确保护您的 Word 文档。

打开文档并转到“文件 > 信息”菜单。
单击“保护文档”按钮并选择“使用密码加密”选项。

如前所述，您将看到一条警告，指出如果您丢失密码则无法恢复文档。在框中输入密码，然后单击“确定”按钮。
再次，重新输入您的密码并单击“确定”按钮确认。

现在，您将看到“保护文档”部分以黄色突出显示，并显示一条消息“打开此文档需要密码”。

保存文档并关闭应用程序。
重新启动 Word 并打开文档。您将看到输入密码的提示。如果您输入正确的密码，Word 将只允许您查看内容。

更改或删除密码

如果您决定稍后完全删除或更改密码，请按照以下步骤操作。

打开受密码保护的文档并输入密码。
转到“文件>信息”菜单，单击“保护文档”按钮并选择“使用密码加密”选项。该框将以前输入的密码显示为点。
- 用于删除密码 – 只需删除现有密码并将该框留空即可。单击“确定”按钮，密码保护将从文档中移除。
- 更改密码 – 键入新密码并通过重新输入进行确认。单击“确定”按钮，Word 将应用新输入的密码来保护您的文档。

确保保存您的文档，否则旧密码将不会被更改或删除。

应用编辑限制

有时，您可能不想在文档级别设置密码以供查看，但您希望防止用户编辑文档的内容。例如，您想发送一份您不希望收件人修改的报价单或提案文件。您可以使用 Word 文档执行此操作，而无需将其转换为 PDF。

打开 Word 文件并转到“文件 > 信息”菜单。单击“保护文档”按钮并选择“限制编辑”选项。或者，您可以使用功能区中的“审阅 > 保护 > 限制编辑”选项。您会看到侧边栏显示三个选项。

格式限制 – 选中“将格式限制为选择的样式”选项，然后单击“设置”按钮。从列表中选择您想要允许的样式。如果您不想限制样式，请将此复选框保留原样。
编辑限制 – 选中“仅允许在本文档中进行此类编辑”选项并从下拉列表中选择该项目。您可以允许跟踪更改、评论或填写表格。否则，选择“无更改（只读）”选项以完全禁用编辑。或者，您还可以选择特定内容（例如 – 一段）并允许选定的用户组仅编辑该部分。
开始执法 – 单击“是，开始执行保护”按钮以应用在上述部分中选择的限制。系统将提示您输入可选密码，键入并重新确认密码。

这将允许任何人打开和阅读文件的内容。但是，按删除或任何其他键将显示该文档被限制编辑。单击“停止预防”按钮编辑文档。如果您设置了可选的编辑密码，则需要输入密码。

笔记： 请记住，编辑限制独立于文档级别的密码保护。这意味着您可以在单个文档中设置加密和编辑保护。

2. Mac 中的密码保护 Word 文档

尽管 Word for Mac（Microsoft 365 的一部分或单独的应用程序）的工作方式与 Windows 版本类似，但所有选项都在单个对话框中提供，使事情变得更容易。打开您的文档并从功能区导航到“审阅>保护文档”（如果屏幕较小，它将显示为“保护”组下的下拉菜单）。它将显示一个弹出窗口，其中包含用于密码保护和内容编辑的所有选项。

安全 – 设置用于打开、修改或两者的密码。您可以在以后随时更改密码或将密码框留空以删除设置的密码。
保护 – 通过选择“只读”选项来保护文档免受意外编辑。否则，只允许跟踪更改、评论或表单填写。您可以设置可选密码以避免用户解除保护。当您尝试编辑受保护的文档时，Word 将在状态栏中显示一条消息，表明它已被锁定以供编辑。单击“审阅”选项卡下的“保护文档”按钮以禁用保护或使用先前设置的密码解锁文档。

隐私 – 保存文件时删除作者姓名等个人信息。

在我看来，与 Windows 版本相比，Word for Mac 更容易管理密码和内容保护。

3. 保护在线编辑器中的 Word

如果您的 Windows PC 或 Mac 上没有安装 Word 应用程序，则可以使用在线编辑器选项。在线编辑器并没有真正提供密码或内容编辑保护。您只能将文档设置为以只读模式打开，但是用户可以继续编辑。请记住，您应该拥有有效的 Microsoft 365 才能访问 Word 在线编辑器。

登录到 microsoft365.com 并创建或打开您的 Word 文件。
转到“文件>信息”菜单，然后单击“保护文档”选项。
保存更改，此后文档将以只读模式打开。

如果您还安装了桌面应用程序并且确实想设置密码保护，请单击“编辑 > 在桌面应用程序中打开”选项。这将在您的 Word 应用程序中打开在线文档，您可以按照上述说明设置密码保护。否则，转到“文件 > 另存为 > 下载副本”并获取在线文档的副本。拥有该文件后，您可以在 Windows 和 Mac 中使用不同的方法设置密码，而不是使用 Word 保护。