您需要创建和使用数据库吗？这篇文章将向您展示如何在 Microsoft Excel 中创建数据库。
Excel 是全球企业和个人生产力中最常用的数据工具。
由于 Excel 的使用范围非常广泛，因此人们往往将其作为临时数据库来存储和管理数据。小型企业尤其如此，因为他们没有预算或专业知识来购买更合适的工具。
这篇文章将向您展示什么是数据库，以及如果您尝试使用 Excel 作为数据库，应该遵循的最佳实践。
通过上面的链接获取此帖子中使用的示例文件并继续下面的操作！
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什么是数据库？
数据库是一组结构化的数据集，通常采用电子格式，用于组织、存储和检索数据。
例如，数据库可能用于存储客户姓名、地址、订单和产品信息。
数据库通常具有一些关键特性，使其成为存储数据的理想场所。
数据库与 Excel
Excel 电子表格不是数据库，但它确实具有许多用于处理数据的出色且易于使用的功能。
以下是数据库的一些主要功能以及它们与 Excel 文件的比较。
这并不是数据库所具备的完整功能列表，但它们是一些主要功能，通常会使适当的数据库成为更合适的选择。
数据库的特性取决于数据库类型。并非所有数据库都具有相同的特性和功能。
您需要确定哪些功能对您的情况来说是必不可少的，以便决定是否应该使用 Excel 或其他数据库工具。
提示：如果您有适用于 Microsoft 365 的 Excel，请考虑使用Dataverse for Teams作为数据库，而不是 Excel。Dataverse 具有上述许多出色的数据库功能，并且包含在您的 Microsoft 365 许可证中，无需额外付费。
关系数据库设计
在开始构建数据库之前，应该好好考虑一下数据库的结构。这可以为你省去很多麻烦。
大多数数据库都采用关系设计。这意味着数据库包含许多相关表，而不是一个包含所有数据的表。
假设您想在数据库中跟踪订单。
一种选择是创建一个单一的平面表，其中包含有关订单、产品和创建订单的客户的所有信息。
这种方式效率不高，因为您最终会创建多个相同客户信息的条目，例如姓名、电子邮件和地址。您可以在上面的数据中看到，G、H 和 I 列包含大量重复值。
更好的选择是创建单独的表来存储订单、产品和客户数据。
然后，订单数据可以引用产品和客户数据中的唯一标识符，以关联表并避免不必要的重复数据输入。
当重新组织到多个相关表中时，相同的示例数据可能看起来像这样。
- 包含商品和客户 ID字段的订单表。
- 与订单表中的项目字段相关的产品表。
- 与订单表中的客户 ID相关的客户表。
这避免了在平面单表结构中重复输入数据，并且您可以使用项目或客户 ID 唯一标识符在相应的产品或客户表中查找相关数据。
Excel 中的表格数据结构
如果您要使用 Excel 作为数据库，那么您将需要以表格格式存储数据。这指的是数据的结构方式。
以上示例以表格形式显示了产品订单数据集。由于电子表格的行和列结构，表格数据格式最适合 Excel。
以下是您的数据应遵循的一些规则，以便它采用表格格式。
- 第一行应包含列标题。这只是下面所含数据的简短描述性名称。
- 没有空白的列标题。每列数据都应该有一个名称。
- 禁止空白列或空白行。字段内允许有空白值，但应删除完全空白的列或行。
- 数据中没有小计或总计。
- 一行应该正好代表一条数据记录。
- 一列应该只包含一种类型的数据。
在上面的订单示例数据中，您可以看到B2：E2包含订单 ID、客户 ID、订单日期、商品和数量的列标题。
数据集没有空白行或空白列，也不包含小计。
数据集中的每一行代表一种产品的订单。
您还会注意到，每列都包含一种类型的数据。例如，Item 列仅包含产品名称信息，而不包含价格等其他产品信息。
警告：如果您不遵循这种类型的数据结构，那么以后汇总和分析数据将更加困难。数据透视表等工具需要表格数据！
使用 Excel 表存储数据
Excel 具有专门用于存储表格数据的功能。
Excel 表格是表格数据集的容器。它们有助于将所有相同的数据保存在一个对象中，并具有许多其他好处。
提示：查看此文章以了解有关 Excel 表格的所有惊人功能的更多信息。
您肯定会希望使用表来存储和组织将成为数据集一部分的任何数据表。
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如何创建 Excel 表格
按照以下步骤根据现有数据集创建表。
- 选择数据集内的任意单元格。
- 转到功能区中的“插入”选项卡。
- 选择表格命令。
这将打开“创建表”菜单，您可以在其中选择包含数据的范围。
当您在使用表格命令之前选择数据内的单元格时，Excel 将猜测数据集的全部范围。
您将看到一条绿色虚线围绕着您的数据，表示在“创建表”菜单中选择的范围。您可以点击范围输入右侧的选择器按钮来调整此范围（如果需要）。
- 选中我的表格有标题选项。
- 按下“OK”按钮。
注意：如果数据集中的第一行包含列标题，则需要选中“我的表有标题”选项。否则，Excel 将创建一个带有通用列标题的表格。
您的 Excel 数据现在将位于表格内！您将立即看到它在表格内，因为 Excel 将应用一些默认格式，这将使表格范围非常明显。
提示：您可以从“表格样式”部分的“表格设计”选项卡中为表格选择多种格式选项。
接下来您要对表格进行的操作是给它起一个合理的名称。表格名称将用于在公式和其他工具中引用表格，因此给它起一个简短的描述性名称将有助于您以后阅读公式。
- 转到“表设计”选项卡。
- 点击表名称输入框。
- 输入您的新表名。
- 按下Enter键接受新名称。
数据库中的每个表都需要放在单独的表中，因此您需要对每个表重复上述过程。
如何向表中添加新数据
您可能需要向数据库添加新记录。这意味着您需要向表中添加新行。
向 Excel 表中添加行非常容易，并且您可以通过几种不同的方式来完成。
您可以从右键单击菜单向表中添加新行。
- 选择表格内的单元格。
- 右键单击该单元格。
- 从菜单中选择插入。
- 从子菜单中选择上面的表格行。
这将在表格中选定的单元格上方直接插入一个新的空白行。
您可以使用键在表格底部添加一个空白行Tab。
- 将活动单元格光标放在表格的右下角单元格中。
- 按下Tab键。
表格底部将添加一个新的空白行。
但向表格中添加新数据的最简单方法是直接在表格下方输入。直接在表格下方输入的数据会自动吸收到表格中！
Excel 工作簿布局
如果您要创建 Excel 数据库，那么应该保持其简单。
您的 Excel 数据库文件应仅包含数据，不包含任何其他内容。这意味着任何报告、分析、数据可视化或与数据相关的其他工作都应在另一个 Excel 文件中完成。
Excel 数据库文件只能用于添加、编辑或删除文件中存储的数据。这将有助于降低意外更改数据的可能性，因为打开文件的唯一原因就是有意更改数据。
数据库中的每个表都应存储在单独的工作表中，除表之外，该工作表中不应包含任何其他内容。然后，您可以根据工作表所含的表来命名工作表，这样您的文件就易于导航。
提示：将表格放在单元格A1 的起始位置，然后隐藏其余列。这样可以清楚地看出工作表只应包含表格，而不包含其他内容。
您可能可选添加的唯一其他工作表是目录，用于帮助组织文件。在这里，您可以列出每个表及其包含的字段以及这些字段的描述。
提示：您可以将目录中列出的表名称超链接到其关联工作表。选择名称并按Ctrl+K创建超链接。当数据库中有大量表时，这可以帮助您浏览工作簿。
使用数据验证来防止无效数据
数据验证是任何数据库的一个非常重要的功能。它可让您确保某一列中只允许特定类型的数据。
您可以创建数据验证规则，例如。
- 数量列中只能输入正整数。
- 产品栏中只允许显示特定的产品名称。
- 列不能包含任何重复的值。
- 日期介于两个给定日期之间。
Excel 的数据验证工具将帮助您确保数据库中输入的数据遵循这些规则。
按照以下步骤向表中的任何列添加数据验证规则。
- 左键单击列标题可选择整个列。
当您将鼠标光标悬停在表格中列标题的顶部时，光标将变为黑色向下箭头。单击鼠标左键即可选择整个列。
数据验证将自动传播到表中添加的任何新行。
- 转到“数据”选项卡。
- 单击数据验证命令。
这将打开“数据验证”菜单，您可以在其中选择各种验证设置。如果单元格中没有活动验证，您应该会看到“允许”条件中已选中“任何值”选项。
仅允许正整数值
按照数据验证菜单中的以下步骤操作，仅允许输入正整数值。
- 转到数据验证菜单中的设置选项卡。
- 从允许下拉菜单中选择整数选项。
- 从数据下拉菜单中选择大于选项。
- 在最小值输入框中输入0。
- 按下“OK”按钮。
提示：如果您想允许列中存在空白单元格，请保持选中“忽略空白”选项。
这会将验证规则应用于该列，当用户尝试输入除 1、2、3 等以外的任何数字时，系统会警告他们数据无效。
仅允许列表中的项目
从下拉列表中选择项目是避免输入错误文本（例如客户或产品名称）的好方法。
按照数据验证菜单中的以下步骤创建一个下拉列表，用于选择列中的文本值。
- 转到数据验证菜单中的设置选项卡。
- 从允许下拉菜单中选择列表选项。
- 勾选单元格内下拉选项。
- 将项目列表添加到源输入。
- 按下“OK”按钮。
注意：如果将可能的选项列表放在 Excel 表中，并选择完整的列作为源引用，则在将项目添加到表时范围引用将会更新。
现在，当您选择列中的一个单元格时，您将在单元格右侧看到一个下拉列表手柄。单击此手柄，您将能够从列表中选择一个值。
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仅允许唯一值
假设您想确保产品表中的产品列表是唯一的。您可以使用验证设置中的自定义选项来实现这一点。
- 转到数据验证菜单中的设置选项卡。
- 从允许下拉菜单中选择自定义选项。
=(COUNTIFS(INDIRECT("Products[Item]"),A2)=1)- 在公式输入中输入上述公式。
- 按下“OK”按钮。
Products[Item]该公式使用COUNTIFS函数计算当前行的值在列中出现的次数。
然后确定该计数是否等于 1。只允许公式计算结果为 1 的值，这意味着产品名称不能已出现在列表中。
注意：您需要使用INDIRECT函数按名称引用列，以便在向表中添加项目时范围能够扩大！
选定单元格时显示输入消息
数据验证菜单允许您在选择单元格时向用户显示一条消息。这意味着您可以添加有关列中允许使用哪些类型的值的说明。
按照以下步骤在数据验证菜单中添加输入消息。
- 转到数据验证菜单中的输入消息选项卡。
- 保持选中“选择单元格时显示输入消息”选项。
- 在标题部分添加一些文本。
- 在输入消息部分添加一些文本。
- 按下“OK”按钮。
当您选择包含数据验证的列中的单元格时，将出现一个黄色的小弹出窗口，其中包含您的标题和输入消息文本。
使用错误消息防止无效数据
当您制定了数据验证规则时，您通常希望防止输入无效数据。
这可以通过使用数据验证菜单中的错误消息功能来实现。
- 转到数据验证菜单中的错误警报选项卡。
- 保持选中输入无效数据后显示错误警报选项。
- 在样式下拉菜单中选择停止选项。
- 在标题部分添加一些文本。
- 在错误消息部分添加一些文本。
- 按下“OK”按钮。
注意：如果您想防止输入无效数据而不是仅仅警告用户数据无效，则“停止”选项至关重要。
当您尝试在列中输入重复值时，您的自定义错误消息将会弹出并阻止该值输入到单元格中。
Excel 数据库的数据输入表单
Excel 没有任何万无一失的方法来确保数据输入正确，即使使用前面提到的数据验证技术。
当用户复制粘贴或剪切粘贴值时，这可能会覆盖列中的数据验证并导致不正确的数据输入数据库。
使用数据输入表单可以帮助避免数据输入错误，并且有几种不同的选项可供选择。
- 使用表格输入数据。
- 使用快速访问工具栏数据输入表单。
- 使用 Microsoft Forms 进行数据输入。
- 使用 Microsoft Power Automate 应用程序进行数据输入。
- 使用 Microsoft Power Apps 进行数据输入。
提示：查看此文章以了解有关 Excel 各种数据输入表单选项的更多详细信息。
与基本的 Excel 选项相比，Microsoft Forms、Power Automate 和 Power Apps 等工具将为您提供对数据输入的更多数据验证、访问和安全控制。
Excel 数据库的访问和安全
Excel 对于您的数据来说不是一个安全的选择。
无论您在 Excel 文件中设置何种措施来防止用户意外或故意更改数据都不是万无一失的。
如果确定了谁有权访问该文件，谁就能够创建、读取、更新和删除数据库中的数据。此外，Excel 文件中也没有为特定用户分配特定权限的选项。
但是，您可以从 SharePoint 管理对该文件的访问和安全。
提示：请查看 Microsoft 的这篇关于保护 SharePoint 文件的建议的帖子以了解更多详细信息。
当您将 Excel 文件存储在 SharePoint 中时，您还可以看到最近的更改。
- 转到“审阅”选项卡。
- 单击“显示更改”命令。
这将打开Excel 工作表右侧的“更改”窗格。
它将按时间顺序显示工作簿中所有最近更改的列表，包括谁进行了更改、何时进行了更改以及之前的值。
您也可以右键单击某个单元格并选择“显示更改”。这将打开“更改”窗格，并进行筛选以仅显示该特定单元格的更改。
这是追踪数据中任何潜在错误原因的好方法。
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使用 Power Query 查询 Excel 数据库
您的 Excel 数据库文件仅应用于添加、编辑或删除表中的记录。
那么，您如何将数据用于其他用途，比如创建报告、分析或仪表板？
这就是 Power Query 的魔力！它允许您连接到 Excel 数据库并以只读方式查询数据。您可以在单独的文件中构建所有报告、分析和仪表板，该文件可以轻松使用 Excel 数据库文件中的最新数据进行刷新。
以下是如何使用 Power Query 将数据快速导入任何 Excel 文件。
- 转到“数据”选项卡。
- 单击获取数据命令。
- 选择“来自文件”选项。
- 在子菜单中选择“来自 Excel 工作簿”选项。
这将打开一个文件选择器菜单，您可以在其中导航到您的 Excel 数据库文件。
- 选择您的 Excel 数据库文件。
- 单击导入按钮。
警告：请确保您的 Excel 数据库文件已关闭，否则导入过程将显示一条警告，提示由于文件正在使用中，因此无法连接！
点击导入按钮将打开导航菜单。在这里您可以选择要加载的数据以及加载位置。
导航菜单将列出 Excel 文件中的所有表格和工作表。如果您将工作表和表格命名为相同，则表格的名称可能会带有后缀。
- 如果要从数据库加载多个表，请选中“选择多个项目”选项。
- 选择要加载的表。
- 单击“加载”按钮旁边的小箭头图标。
- 在“加载”子菜单中选择“加载到”选项。
这将打开“导入数据”菜单，您可以在其中选择将数据导入表格、数据透视表、数据透视图，或者仅创建与数据的连接而不加载它。
- 选择表格选项。
- 单击“确定”按钮。
然后，您的数据将被加载到新工作簿的 Excel 表中。
最好的部分是，您始终可以从源数据库文件中获取最新数据。转到“数据”选项卡，然后按“全部刷新”按钮以刷新 Power Query 连接并导入最新数据。
提示：使用 Power Query，您可以做很多事情，而不仅仅是加载数据。您还可以使用导航器菜单中的“转换数据”按钮以任何可以想象的方式转换数据。查看这篇关于如何使用 Power Query 的帖子，了解有关这个神奇工具的更多详细信息。
使用 Power Pivot 分析和汇总 Excel 数据库
Power Query 并不是 Excel 的唯一数据库工具。数据模型和Power Pivot插件将帮助您对 Excel 数据透视表中的关系数据进行切分。
当您使用 Power Quer 加载数据时，可以在“导入数据”菜单中选择将此数据添加到数据模型。
此选项将允许您在数据库中的各个表之间建立关系。这样，即使此字段未出现在订单表中，您也可以按类别分析订单。
您可以从数据选项卡建立表关系。
- 转到“数据”选项卡。
- 单击“关系”或“管理数据模型”命令。
现在您将能够在单个数据透视表中分析数据库中的多个表！
结论
数据是任何企业或组织不可或缺的一部分。如果您需要跟踪客户、销售、库存或任何其他信息，那么您就需要一个数据库。
如果您需要使用现有的工具在预算内创建数据库，那么 Microsoft Excel 可能是最佳选择，并且由于其行和列结构，它非常适合任何表格数据。
在使用 Excel 作为数据库时需要考虑很多事情，例如谁有权访问文件、将存储什么类型的数据以及如何使用数据。
表格、数据验证、power query 和 power pivot 等功能对于正确存储、管理和访问数据都至关重要
